Rozliczanie koncesji alkoholowych — trzy daty w roku i dane, które już masz w ERP

Rok w dystrybucji alkoholu wyznaczają trzy daty: 31 stycznia, 31 maja, 30 września. Dwie z nich to same przelewy. Pierwsza niesie liczbę, którą trzeba wyliczyć, podpisać i obronić — wartość całej zeszłorocznej sprzedaży, w rozbiciu na kategorie zezwoleń, brutto.

Spóźnienie z nią o więcej niż 30 dni oznacza wygaśnięcie zezwolenia z mocy prawa. Nie zawieszenie, nie karę do negocjacji — wygaśnięcie, z sześciomiesięczną karencją, zanim w ogóle złożycie wniosek o nowe. Dla hurtowni sześć miesięcy bez zezwolenia to nie jest problem compliance. To koniec firmy.

A liczba, która to wszystko dźwiga, powstaje zwykle w ostatnim tygodniu stycznia, w arkuszu, po eksporcie rejestru sprzedaży i z nadzieją, że grupy towarowe pokryją się z kategoriami zezwoleń.

Rzadko się pokrywają. I o tej różnicy jest ten tekst.

Dwa obowiązki, które ciągle się mylą

Hurtownia ma dwa obowiązki, które brzmią podobnie, a zachowują się zupełnie inaczej.

Własne zezwolenie na obrót hurtowy. Wiąże się z roczną opłatą powiązaną z deklarowaną wartością sprzedaży, z odrębnymi zasadami dla napojów do 18% i powyżej. Kwoty i progi różnią się od detalicznych — po właściwą dla Was liczbę sięgnijcie do własnego zezwolenia, a nie do wpisu na blogu, również tego.

Zezwolenia detaliczne Waszych klientów to zupełnie inna sprawa — i pilnowanie ich jest Waszym zadaniem, nie ich. Każdy sklep, bar i lokal, do którego wozicie towar, ma zezwolenie z gminy w jednej albo kilku z trzech kategorii: do 4,5% i piwo, wino od 4,5% do 18%, oraz wszystko powyżej 18%. Wysyłka do klienta z wygasłym zezwoleniem albo wysyłka wódki do klienta z zezwoleniem tylko na piwo to Wasza ekspozycja, nie jego. Mechanikę opisałem w tekście o tym, co portal B2B dla hurtowni alkoholi musi egzekwować.

Progi detaliczne miejcie w głowie, bo klienci pytają o nie bez przerwy. Poniżej 37 500 zł rocznej sprzedaży w kategorii piwnej albo winnej opłata jest podstawowa — po 525 zł. Powyżej robi się z niej 1,4% zadeklarowanej wartości. Dla napojów spirytusowych próg to 77 000 zł, stawka powyżej 2,7%, przy podstawie 2 100 zł. Detalista, który przekroczy próg w listopadzie i zorientuje się w styczniu, dostaje rachunek kilkukrotnie wyższy od zaplanowanego.

Kalendarz sprawozdawczy jest dla obu obowiązków identyczny. Sposób, w jaki to się sypie, też.

Skąd naprawdę bierze się ta liczba

Oświadczenie pyta o wartość sprzedaży według kategorii zezwolenia. ERP trzyma sprzedaż według indeksów. W szczelinie między tymi dwoma zdaniami znika styczeń.

Żeby ją zasypać, muszą zagrać trzy rzeczy naraz.

Każdy indeks ma przypisaną kategorię. Przypisanie wynika z zawartości alkoholu i kodu CN, i jego miejsce jest w kartotece towaru — nie w głowie osoby robiącej sprawozdanie. W każdej hurtowni, do której zaglądałem, starszy katalog jest otagowany poprawnie, a trzydzieści czy czterdzieści najnowszych indeksów nie jest, bo nikt nie uzupełnia kategorii zezwolenia, zakładając towar w biegu.

Wartość jest brutto. Z VAT-em i akcyzą. Wykazany przychód netto zaniża liczbę, a jeśli zaniżenie przeskakuje próg, korekta przychodzi z odsetkami.

Zwroty i korekty są uwzględnione. Faktury korygujące, anulowane dostawy, towar zwrócony w lutym do grudniowej faktury. Każda z tych rzeczy z osobna jest do obrony. Razem odpowiadają za to, że arkusz i księgi rozjeżdżają się o kilka tysięcy złotych, a ktoś traci dzień na ustalenie dlaczego.

Nic z tego nie jest trudne. Wszystko z tego jest żmudne, nieudokumentowane i robione raz w roku przez osobę, która poprzednim razem zrobiła to inaczej.

Co się faktycznie automatyzuje

Zacznę od tego, czego agent nie zrobi: niczego za Was nie złoży. Robi co innego — trzyma odpowiedź aktualną przez cały rok, więc styczniowa archeologia po prostu znika.

Konkretnie, na dostępie tylko do odczytu, nocnym przebiegiem:

Suma narastająco per kategoria. W dowolnym momencie roku widzicie, ile wyniosłaby zadeklarowana wartość, gdyby rok skończył się dziś — per kategoria, brutto, uzgodnione z rejestrem sprzedaży. Styczniowa liczba przestaje być odkryciem, a staje się potwierdzeniem czegoś, co obserwowaliście przez dwanaście miesięcy.

Indeksy bez kategorii zgłaszane przy pierwszej sprzedaży. W dniu, w którym nowy towar sprzedaje się bez przypisanej kategorii, dostajecie wiadomość — zamiast odkrywać to w arkuszu jedenaście miesięcy później. Najcenniejsza kontrola w całym układzie, bo to właśnie ona rozwala uzgodnienie.

Ostrzeżenia o zbliżaniu się do progu. Dla własnego zezwolenia, a jeśli oferujecie to jako usługę — także dla klientów zbliżających się do progów detalicznych. Klient uprzedzony w październiku, że przekroczy 77 000 zł, zapamięta, skąd przyszło ostrzeżenie.

Przypomnienia 30 i 7 dni przed każdą z trzech dat, do konkretnej osoby z imienia, z aktualną liczbą w załączeniu.

Technicznie nie ma tu nic nadzwyczajnego — ten sam wzorzec integracji z ERP w trybie odczytu, który opisałem przy agentach księgujących faktury w enova365, tyle że wycelowany w rejestr sprzedaży zamiast w bufor zakupu. We wdrożeniu w hurtowni, które opisałem niedawno, to samo połączenie odpowiada już na pytania o należności i VAT na czacie. Kategorie zezwoleń to kolejne zapytanie do danych, które i tak płyną. Ten sam mechanizm stoi za resztą agentów AI dla firm, które wdrażam.

Po stronie klientów termin wypada co tydzień

Własne sprawozdanie ma trzy daty w roku. Zezwolenia klientów wygasają bez przerwy — po kilka miesięcznie przy kilkuset kontach, każde jako drobna ekspozycja prawna od dnia następnego.

Ta część automatyzuje się czysto, bo to zwykła ewidencja: data ważności na koncie, sprawdzenie przed potwierdzeniem zamówienia, porównanie kategorii z zawartością koszyka i log każdej decyzji. Blokada zamówienia powinna być świadomym wyborem, a nie ustawieniem domyślnym — większość hurtowni woli flagę do handlowca z 30-dniowym wyprzedzeniem, bo twarda blokada piątkowego zamówienia dobrego klienta kosztuje więcej niż ryzyko, które w tym oknie oddala.

Najważniejszy jest ten log. Kiedy ktoś pyta, kto autoryzował wysyłkę na wygasłe zezwolenie, zdanie „system zgłosił, Marek zatwierdził 4 marca o 14:20” jest odpowiedzią. „Wydawało nam się, że jeszcze ważne” nie jest.

Co zostaje przy człowieku

Trzy rzeczy, bez wyjątków.

Podpis pod oświadczeniem. Niesie osobistą odpowiedzialność i żaden program go nie dotyka.

Sporne klasyfikacje. Produkty smakowe blisko granicy kategorii, zestawy promocyjne mieszające kategorie, próbki. Agent je wyciąga na wierzch, decyduje człowiek.

Kontakt z urzędem. Pytania do gminy albo urzędu marszałkowskiego odbiera ktoś, kto potrafi rozmawiać o Waszej konkretnej sytuacji.

Ten podział stosuję przy każdym agencie księgowym: maszyna przygotowuje, człowiek decyduje. Dlatego księgowe takie wdrożenia podpisują, zamiast z nimi walczyć. Dlaczego traktuję tę granicę jako nienegocjowalną, opisałem przy okazji integracji agentów z enova365.

Od czego zacząć

Trzy kroki, w tej kolejności, żaden nie wymaga projektu:

1. Przegląd otagowania indeksów. Eksport katalogu, filtr po braku kategorii zezwolenia, uzupełnienie. Robota na przedpołudnie, która uodparnia następny styczeń.
2. Suma narastająco. Jedno zapytanie do rejestru sprzedaży, agregacja per kategoria, brutto, raz w miesiącu do osoby, która podpisuje oświadczenie.
3. Daty ważności zezwoleń klientów w miejscu, które czyta maszyna. Nie segregator. Nie folder na dysku. Pole w kartotece kontrahenta.

Zróbcie te trzy rzeczy, a automatyzacja później jest formalnością. Większość pracy w takich projektach idzie na doprowadzenie danych do porządku — i to się zwraca niezależnie od tego, czy jakikolwiek agent kiedykolwiek je przeczyta.

---

Rozważacie to u siebie? Umówcie bezpłatny audyt na 30 minut — przechodzimy przez otagowanie katalogu, konfigurację ERP i Wasz kalendarz sprawozdawczy, a wychodzicie z jasną odpowiedzią, od której części zacząć.