Faktury kosztowe na przełomie roku w KSeF: jedna faktura, trzy daty, dwa lata podatkowe

Trzy daty na jednej fakturze

2 stycznia biuro z 60 klientami robi pierwsze w roku pobranie z KSeF. Wychodzi kilkaset faktur zakupowych z datami od 20 grudnia do 2 stycznia. Większość jest nudna. Ale spora część ma trzy daty, które się ze sobą nie zgadzają:

• datę wystawienia, którą dostawca wpisał na fakturze,
• datę nadania numeru KSeF, która dla krajowego nabywcy z NIP jest datą otrzymania faktury,
• datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli dostawca ją wypełnił.

W lutym czy w czerwcu to niewiele zmienia. Koszt wejdzie miesiąc później, VAT przesunie się o okres i nikt tego nie zauważy. Na przełomie roku zmienia dużo, bo jedna z tych dat rozstrzyga o roku podatkowym, a w marcu na tej podstawie zamyka się księgi klienta.

Kłopot w tym, że odpowiedź nie jest taka sama dla wszystkich klientów. Ta sama faktura może być kosztem 2026 r. u jednego klienta i kosztem 2027 r. u drugiego, a VAT u obu pójdzie w styczniu.

VAT: okres idzie za otrzymaniem

Strona VAT jest prostsza. Prawo do odliczenia powstaje najwcześniej w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). Przy fakturze wystawionej w KSeF dla krajowego nabywcy z NIP otrzymanie to dzień nadania numeru KSeF. Jeśli VAT nie zostanie odliczony w tym okresie, można to zrobić w jednym z trzech kolejnych.

Na razie czysta mechanika. Haczyk na koniec roku to faktura offline. Dostawca wystawia ją 31 grudnia w trybie offline i wysyła do KSeF 2 stycznia. U dostawcy to faktura grudniowa. U nabywcy została otrzymana w styczniu, więc najwcześniejszy okres VAT to styczeń. Jak to działa i dlaczego jeden dokument żyje w dwóch okresach, opisałem w tekście o trybie offline24 w KSeF.

Dwa zastrzeżenia. Po pierwsze, przy fakturach offline organy i co najmniej jeden sąd administracyjny odczytały zasadę otrzymania różnie: sąd powiązał odliczenie z faktycznym otrzymaniem, a nie z numerem KSeF. Jeśli stanowisko klienta od tego zależy, sprawdźcie aktualną linię, zanim oprzecie się na którejkolwiek z wykładni. Po drugie, faktury, które w ogóle nie przechodzą przez KSeF, na przykład od zagranicznych dostawców, nadal rozlicza się według dnia, w którym faktycznie trafiły do klienta. Potrzebują osobnego rejestru, który opisałem w tekście o dokumentach poza KSeF.

Rok kosztu: pełne księgi a KPiR

Tu dwa typy klientów się rozchodzą.

Pełne księgi (CIT i PIT na księgach rachunkowych). Przy kosztach pośrednich dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach na podstawie otrzymanej faktury (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT; art. 22 ust. 5d ustawy o PIT ma to samo brzmienie). Rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe bez faktury się nie liczą. W praktyce grudniowa usługa zafakturowana w styczniu i zaksięgowana pod datą 31 grudnia, kiedy grudzień jest jeszcze otwarty, zwykle zostaje kosztem starego roku. Zaksięgowana pod styczniem jest kosztem nowego. Organy i sądy od lat spierają się, co dokładnie znaczy „ujęcie w księgach jako koszt”, więc biuro potrzebuje jednej spójnej zasady, a nie decyzji przy każdej fakturze osobno.

Koszty bezpośrednie idą za przychodem. Koszt bezpośredni związany z przychodem 2026 r., poniesiony po zakończeniu roku, ale przed sporządzeniem sprawozdania finansowego i nie później niż w terminie złożenia zeznania, nadal należy do 2026 r. Po tej dacie trafia do roku bieżącego. Koszt dotyczący więcej niż jednego roku podatkowego, na przykład trzyletnia licencja opłacona w grudniu, rozlicza się proporcjonalnie (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

KPiR prowadzona metodą uproszczoną. Tu dniem poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Nie numer KSeF i nie data usługi. Grudniowa usługa zafakturowana 2 stycznia to koszt 2027 r. i tyle. Towary handlowe to w praktyce wyjątek: wpisuje się je do księgi, gdy przychodzą, a i tak wyłapuje je remanent. Dlatego u tych klientów tak ważny jest spis z natury na 31 grudnia. Klient, który wybrał w KPiR metodę memoriałową, stosuje zasady bliższe pełnym księgom.

Po zestawieniu wychodzi taka tabela dla trzech typowych faktur:

Faktura	KPiR (metoda uproszczona)	Pełne księgi, ujęcie pod 31 grudnia	Okres VAT
Wystawiona 30 grudnia, numer KSeF 30 grudnia	koszt 2026	koszt 2026	grudzień lub później
Wystawiona 31 grudnia offline, numer KSeF 2 stycznia	koszt 2026	koszt 2026	styczeń lub później
Usługa grudniowa, wystawiona 2 stycznia	koszt 2027	koszt 2026	styczeń lub później

Myli się zwykle trzeci wiersz. Księgowa, która jednego ranka obsługuje oba typy klientów, łatwo przykłada do wszystkich tę samą zasadę.

Ile tego jest

Przykładowe biuro: 60 klientów, 38 na KPiR i 22 na pełnych księgach. W pierwszym tygodniu stycznia pobranie z KSeF przynosi około 1400 faktur zakupowych z datami od połowy grudnia do połowy stycznia. Może 300 z nich ma daty po różnych stronach 31 grudnia. Ręczne sprawdzenie jednej, czyli otwarcie faktury, znalezienie daty usługi, sprawdzenie daty numeru KSeF i typu ksiąg klienta, zajmuje około dwóch minut. Wychodzi dziesięć godzin, w tym samym tygodniu co spisy z natury, płace i deklaracje VAT za grudzień.

Nie wszystkie 300 wymagają człowieka. Kiedy wszystkie trzy daty wskazują ten sam kierunek, odpowiedź jest mechaniczna. Z mojego doświadczenia decyzji wymaga raczej 50–70: usługi obejmujące oba lata, abonamenty, faktury bez daty usługi, koszty bezpośrednie u klientów produkcyjnych i faktury offline ponumerowane po Nowym Roku.

Co przygotowuje agent

Taką listę dla każdego klienta chciałbym mieć do 5 stycznia:

• każda faktura zakupowa z KSeF z okresu 15 grudnia – 15 stycznia, z datą wystawienia, datą nadania numeru KSeF, datą dostawy lub usługi i znacznikiem trybu offline, wyciągniętymi ze struktury faktury;
• typ ksiąg i ustawienia VAT klienta (miesięcznie czy kwartalnie, metoda prowadzenia KPiR) wzięte z kartoteki biura, a nie zgadywane;
• proponowany okres VAT i proponowany rok kosztu dla każdej faktury, razem z regułą, z której to wynika;
• flagi: daty po obu stronach 31 grudnia, brak daty usługi, okres usługi w opisie obejmujący oba lata, kwoty powyżej progu ustalonego przez biuro i koszty u klientów na pełnych księgach, które biuro oznaczyło jako bezpośrednie;
• lista cyklicznych faktur za grudzień, które jeszcze nie przyszły: rata leasingu, abonament, media. Agent porównuje je z historią klienta w KSeF, żeby biuro mogło dopytać klienta przed zamknięciem grudnia, a nie po nim.

W przykładowym biurze z dziesięciu godzin sortowania robi się mniej więcej półtorej godziny przeglądania oznaczonych faktur. Około 230 mechanicznych przechodzi z wyrywkową kontrolą.

Agent nie rozstrzyga, czy koszt jest bezpośredni czy pośredni, nie księguje rezerw ani rozliczeń międzyokresowych i nie wybiera okresu odliczenia VAT, kiedy klient ma wybór. To decyzje, pod którymi ktoś się podpisuje. Zadaniem agenta jest dopilnować, żeby księgowa zobaczyła te 60 faktur, które wymagają decyzji, zamiast wygrzebywać je spośród 1400. Jak taki podział pracy wygląda w biurze, opisuję na stronie agenci AI dla firm. Wpisuje się to w zamknięcie miesiąca, które i tak robicie, tylko w grudniu z szerszym oknem dat.

Ustalcie zasadę w listopadzie

Przed świętami zróbcie dwie rzeczy. Po pierwsze, zapiszcie zasadę biura dla klientów na pełnych księgach: do którego dnia stycznia (albo lutego) grudzień zostaje otwarty na spóźnione faktury i pod jaką datą się je księguje. Po drugie, oddzielcie nawyki dostawców od nawyków klientów. Klient, który dostaje miesięczne faktury drugiego dnia miesiąca, co roku będzie miał problem z trzeciego wiersza tabeli. Łatwiej to ustalić raz.

Chcecie zobaczyć taką listę na danych z KSeF jednego z Waszych klientów? Napiszcie do mnie. Uruchomię ją na zeszłorocznym grudniu i styczniu i pokażę, ile faktur naprawdę wymagało decyzji.